Meille tietosuoja ja yksilön oikeudet ovat toimintamme keskeisiä arvoja, ja noudatamme henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa lainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja Suomessa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun toimiston tiedotteet ja julkaisut sopivat erinomaisesti aiheesta enemmän kiinnostuneille.

Tällä sivulla olevissa tietosuojasuojaselosteissa kerromme, kuinka käsittelemme jäsentemme, asiakkaidemme ja sidosryhmiemme tietoja toiminnassamme. Tässä selosteessa kerrotaan myös tietosuojaoikeuksistasi ja siitä, kuinka voit käyttää niitä.

Vaikka tietosuojaa lähestytään viestinnässä usein sääntelyn tai rajoitusten näkökulmasta, meille se tarkoittaa toiminnan vastuullista johtamista ja järjestämistä. Datan ja analytiikan merkitys kasvaa yhteiskunnassa. Tietosuoja liittyy esimerkiksi työmme vaikuttavuuden arviointiin, raportointiin rahoittajille tai tapahtumien sujuvaan järjestämiseen osallistujan näkökulmasta.

Rekisterinpitäjä

Kaikissa tällä sivulla mainituista rekistereissä rekisterinpitäjä on:

Rekisteristä vastaa Suomen Sadankomitea ry. Se sijaitsee Helsingissä ja on vuonna 1963 perustettu rauhanjärjestö.

Kehen voit olla yhteydessä henkilötietojesi käsittelyä koskevissa asioissa?

Rekisterinpitäjän ja rekisteriasioista vastaavan henkilön yhteystiedot löydät alta.

Rekisterinpitäjä: Suomen Sadankomitea ry. (0222651-3)
Postiosoite: Veturitori 3, 00520 HELSINKI
Sähköposti: sadankomitea@sadankomitea.fi

Tietosuoja-asioista vastaa järjestömme pääsihteeri. Ajantasaiset yhteystietomme löydät verkkosivuiltamme www.sadankomitea.fi.

Käsitteet

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa. Kyseessä voi olla tieto, josta henkilö on suoraan tunnistettavissa, kuten nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite tai valokuva, tai tieto, joka yhdistettynä muihin tietoihin mahdollistaa epäsuorasti henkilön tunnistamisen.

Rekisterinpitäjä on se taho, joka määrittelee, mihin tarkoituksiin ja millä tavoin henkilötietojasi käsitellään. Rekisterinpitäjän vastuulla on huolehtia sitä, että henkilötietojasi käsitellään lainmukaisesti.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sinua eli sitä henkilöä, jonka tietoja käsitellään.

Tietoa evästeistä (cookies) ja henkilötietojen käsittelystä verkkosivuilla

Jotta tämä www.sadankomitea.fi -verkkosivusto toimisi mahdollisimman hyvin, se käyttää evästeitä (cookies). Tämä on yleinen käytäntö lähes kaikissa verkkosivustoissa.

Mitä ovat evästeet?

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkosivusto tallentaa tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi, kun käyt sivustolla. Niiden avulla kerätään tietoja siitä, miten verkkosivujamme käytetään. Evästeet kertovat esimerkiksi, mistä ja milloin verkkosivujen käyttäjät siirtyvät palveluun, mitä sivuja on selattu, mitä linkkejä on avattu ja millaisella laitteella verkkosivuja on käytetty. Evästeillä kerätyn tiedon avulla voimme seurata verkkosivujemme käyttöä yleisellä tasolla ja kehittää sivustoa toimivammaksi ja kiinnostavammaksi.

Mitä evästeitä käytämme

Tällä verkkosivustolla käytetään yhdysvaltalaisen Alphabet Inc. -yrityksen Google Analytics -raportointipalvelua. Evästeen tuottamat tiedot (ml. IP-osoite) välitetään ja tallennetaan yrityksen palvelimille. Löydät lisätietoja yhtiön tietosuojasta verkko-osoitteesta https://policies.google.com/privacy?hl=fi. Evästeiden perusteella saatuja tietoja säilytetään 24 kuukautta.

Kolmansien osapuolten evästeitä verkkosivuillamme on niille upotetun sisällön kautta. Tällaisia ovat esimerkiksi sosiaalisen median kanaviemme uutisvirrat, joita klikkaamalla koneellesi saatetaan tallentaa kyseiseen palveluun liittyvä eväste.

Kuinka voit hallita evästeitä?

Käyttäjä voi kieltäytyä evästeiden käytöstä kokonaan, tai sallia niistä osan tai kaikki, tekemällä tätä koskevat valinnat omalla selaimellaan – näet valintapaneelin tullessasi ensimmäistä kertaa verkkosivuillemme ja voit vaihtaa valintaasi verkkosivumme vasemmassa alalaidassa olevasta klemmarin kuvakkeesta. Kannattaa kuitenkin ottaa huomioon, että mikäli evästeiden käyttö estetään, tällöin kaikki verkkosivuston toiminnot eivät ole käytettävissä. Voit hallinnoida evästeitä käyttämämme CookieBot-työkalun avulla.

Voit hallita ja/tai poistaa laitteellesi tallennettuja evästeitä vapaasti. Ohjeita löytyy osoitteesta AllAboutCookies.org.

Muu henkilötietojen käsittely verkkosivuilla

Keräämme verkkosivuillamme henkilötietoja lisäksi yhteydenottolomakkeilla. Nimi- ja yhteystietojen jättäminen lomakkeilla on vapaaehtoista, mutta vain yhteystietonsa jättäneisiin voimme olla yhteydessä takaisin. Lomakkeilla ilmoitettuja henkilötietoja käsitellään vain yhteydenottoon liittyvien toimenpiteiden ajan, jonka jälkeen annetut tiedot poistetaan, ellei asiasta yhteydenottajan kanssa toisin sovita. Lomakkeilla annettuja henkilötietoja saavat käsitellä vain henkilöt, joiden tehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu.

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

Laadittu 3.5.2018 Uutiskirjeen tilaajarekisterinä. Muutettu 1.2.2023 Asiakas- ja sidosryhmärekisteriksi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme asiakassuhteen ja/tai muun asiallisen yhteyden perusteella, sopimuksen täytäntöönpaneminen ja suostumus.

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakassuhteemme ja sidosryhmäyhteistyön hoitaminen
• palvelujen tuottaminen ja kehittäminen
• sopimusvelvoitteidemme ja muiden lupaustemme täyttäminen
• yhteydenpidon ja asiakasviestinnän toteuttaminen
• suoramarkkinointi
• mainonnan kohdentaminen järjestömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa
• tapahtumien ja koulutuksien järjestäminen
• toimintaamme koskevan tutkimuksen tekeminen
• raportointi rahoittajille.

Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä, ikää ja kulutustottumuksia. Käytämme näitä tietoja esim. markkinoinnin kohdentamisessa ja palveluidemme kehittämisessä.

Kerättävät tiedot ja käsittelyn peruste

Käsittelemme asiakas- ja sidosryhmärekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

• perus- ja yhteystiedot, kuten etu- ja sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja käyttäjätunnus
• organisaatiota ja sen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten organisaation nimi, y-tunnus ja yhteyshenkilön nimi, titteli, asema sekä yhteystiedot
• laskutukseen ja maksutapahtumiin liittyvät tiedot, kuten tieto valitusta maksutavasta ja maksun suorittamisesta sekä perintään liittyvät tiedot
• asiakkuutta ja sopimuksia koskevat tiedot, kuten tiedot menneistä ja voimassa olevista sopimuksista, kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot
• mahdolliset suoramarkkinointia koskevat kiellot ja suostumukset, ml. uutiskirjeen tilausta koskeva tieto ja tilatut uutiskirjekategoriat
• tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset muut tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten erityisruokavaliot
• tiedot koskien teknistä yhteyttä ja käyttämääsi päätelaitetta, kuten IP-osoite, laite-ID tai muut tunnistetiedot sekä evästeet.

Miten saamme tiedot?

Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä ja päivittää organisaatioiden verkkosivuilta, rekisterinpitäjän muista rekistereistä, väestötietojärjestelmästä, luottotietorekistereistä, sekä muista vastaavista tietopalveluja tarjoavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Miten suojaamme tiedot?

Suojaamme tietojamme niin, että niitä pääsevät näkemään ja käsittelemään vain ne henkilöt, joilla tulee olla niihin pääsy työtehtäviensä hoitamiseksi. Henkilöstömme noudattaa vaitiolovelvollisuutta kaikissa henkilötietoihin liittyvissä sisällöissä. Koulutamme henkilöstöämme säännöllisesti tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvistä lainsäädännön muutoksista, periaatteista ja käytännöistä. Paperiset aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa tai kaapeissa. Tilapäiset ja työaikaiset listaukset säilytetään lukittavissa arkistokaapeissa ja hävitetään silppuamalla tai tietosuojamateriaalin hävittämiseen erikoistuneiden yritysten avulla käytön jälkeen. Huolehdimme tietoaineistojen ja palveluiden teknisestä tietoturvasta. Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Valvomme tietosuojaamme ja kehitämme käytäntöjämme jatkuvasti.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Pääasiallisesti hyödynnämme henkilötietoja ainoastaan omaan toimintaan emmekä luovuta tietoja ulkopuolisille. Emme luovuta tietoja koskaan kaupalliseen toimintaan.

Tapahtumia järjestettäessä välttämättömiä tietoja, kuten etunimi ja ruokavalio, voidaan luovuttaa yhdistyksen ulkopuolelle kuten keittiöpalveluita ja koulutuspalveluita tuottavalle yrityksille.

Laskutusjärjestelmissä henkilöiden tiedot luovutetaan tilitoimistolle ja niitä voidaan luovuttaa myös perintäyrityksille. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet seuraavia IT-hallinnan toimintoja ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan:

• viestintä ja markkinointi
• laskutus ja maksutiedot
• luottokortti- ja verkkokauppaostokset
• sähköposti- ja asiakirjanhallinta (Microsoft O365).

Olemme huolehtineet tietosuojastasi laatimalla palveluntarjoajien kanssa henkilötietojen käsittelysopimukset. Emme voi nimetä kaikkia alihankkijoita esimerkiksi kehitysvaiheessa olevien projektien vuoksi, joten olemme päätyneet nimeämään vain alihankkijatyypit.

Voimme myös luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille tai juridisille ja taloudellisille tai muille vastaaville konsulteille, jotka toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä tietojen osalta.

Lähtökohtaisesti emme siirrä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat IT-hallinnon järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin, kuten EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen, esimerkiksi sopimussuhteen kestosta tai sovellettavasta lainsäädännöstä johtuen. Esimerkiksi maksutapahtumiin liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti tietojen tyypistä riippuen 6 tai 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Rekisterin tietojen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti, pääsääntöisesti kerran vuodessa. Tiedot tuhotaan välittömästi, kun henkilön tiedot käyvät tarpeettomiksi rekisterin käyttötarkoituksen kannalta. Tämän lisäksi pyrimme aina varmistamaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Sinun oikeutesi rekisteröitynä

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää joko sähköpostilla tai kirjallisesti allekirjoitettuna Sadankomitealle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Pyyntöihin vastataan lähtökohtaisesti kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyillä on oikeus vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen käsittelyä vastustetaan. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Lahjoittajarekisteri

Laadittu 19.12.2023

Mitkä ovat käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Jos teet kertalahjoituksen Suomen Sadankomitea -järjestölle, voimme kerätä henkilötietojasi rekisteröidäksemme sinut lahjoittajarekisteriimme ja säilyttää niitä niin kauan kuin on tarpeen, kuitenkin korkeintaan kuuden kalenterivuoden ajan viimeisimmästä lahjoituksestasi tai ostoksestasi. Jos olet Suomen Sadankomitea -järjestön kuukausilahjoittaja, voimme kerätä tietojasi ja säilyttää niitä niin kauan kuin toimit aktiivisena lahjoittajana ja tämän jälkeen kuuden kalenterivuoden ajan.

Mitä tietoja keräämme sinusta?

Saatamme kerätä, käsitellä ja säilyttää seuraavia sinua koskevia tietoja:

• nimi, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero(t), sähköpostiosoite), syntymäaika, sukupuoli, kielivalinta sekä pankkitilin numero.
• Pidämme kirjaa tapahtumahistoriasta, kuten lahjoituksen tyypistä, ajankohdasta, summasta ja maksutavasta. Saatamme myös kirjata tietoja toiveistasi ja mielenkiinnon kohteistasi sekä lahjoituksen tyypistä. Lahjoituksia luokitellaan muun muassa seuraavin perustein: kertalahjoitukset, säännölliset lahjoitukset, suurlahjoitukset, yrityslahjoitukset, säätiölahjoitukset, merkkipäivälahjoitukset, testamenttilahjoitukset ja yksityiset varainhankintakampanjat Suomen Sadankomitea -järjestön hyväksi.

Miten käytämme tietoja?

Keräämme henkilötietoja seuraavassa mainittuihin tarkoituksiin ja mahdollisesti muihin tarkoituksiin, jotka määritetään keräämisen yhteydessä. Tiedot tallennetaan Suomen Sadankomitea -järjestön lahjoittajarekisteriin. Käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme esimerkiksi

• antaa sinulle tietoa työstämme ja organisaatiostamme
• tunnistamme sinut lahjoittajana ja varmistamme täysi-ikäisyytesi
• täyttää lahjoituksesi, määräyksesi tai pyyntösi
• käsitellä maksujasi ja käsitellä tai etsiä mahdollisia petoksia
• kiittää sinua lahjoituksestasi ja kertoa sinulle, miten lahjoitustasi käytetään
• tarjota hyviä lahjoittajapalveluja hallinnoimalla lahjoittajaprofiiliasi, käsittelemällä pyyntöjäsi, oikaisemalla tietoja tai lähettämällä pyynnöstäsi tietoja, jotka koskevat esimerkiksi testamenttilahjoituksia tai merkkipäivälahjoituksiin liittyviä lahjoitustodistuksia
• viestiä kanssasi postitse tai digitaalisten kanaviemme kautta (sähköpostitse tai teksti- tai kuvaviestein)
  analysoida, ryhmitellä ja kerätä tilastotietoa lahjoittajistamme valintojen, prioriteettien ja mieltymysten perusteella (niin kutsuttu profilointi) voidaksemme mukauttaa tietoja, mainoksia ja tarjouksia
• analysoida lahjoittajien toimintaa virheiden etsimiseksi, lahjoittajapalvelujemme ja/tai niiden pohjana olevien teknisten alustojen ylläpitämiseksi, kehittämiseksi, testaamiseksi ja parantamiseksi sekä viestinnän ja käyttökokemuksen parantamiseksi
• hallinnoida lahjoittajarekisteriä (järjestelmän hallinta) hyvin toimivan lahjoittajatietokannan ylläpitämiseksi
  toteuttaa muita soveltuvia toimenpiteitä.

Miten saamme tiedot?

Rekisteröity antaa henkilötietonsa itse. Suomen Sadankomitea -järjestö saattaa käyttää ulkoisten palveluntarjoajien, kuten Suomen Asiakastieto Oy:n, palveluja suoramarkkinoinnissa mahdollisille tuleville lahjoittajille. Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan silloin, kun rekisteröity tekee sille lahjoituksen.

Ajantasaisten yhteystietojen varmistamiseksi Suomen Sadankomitean -järjestö päivittää rekisteröityjen tietoja, esimerkiksi osoite- ja puhelinnumeroita, säännöllisesti kolmansien osapuolten rekistereistä.

Sinun oikeutesi rekisteröitynä

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää joko sähköpostilla tai kirjallisesti allekirjoitettuna Sadankomitealle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Pyyntöihin vastataan lähtökohtaisesti kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä.

Rekisteröidyillä on oikeus vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen käsittelyä vastustetaan. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Laadittu 21.2.2018. Muutettu 30.1.2023. Päivitetty 19.12.2023.

Mitkä ovat käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilön tietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsenrekisterin lakisääteinen ylläpitäminen, jäsenviestinnän, jäsenen yhdistys- ja vapaaehtoistoimintaan liittyvän suhteen ylläpitäminen, tapahtumailmoittautumisten ja jäsenmaksutietojen hallinnointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn ja Sadankomitean väliseen sopimukseen sekä oikeutettuun etuumme, joka perustuu jäsenyyteen liittyvään yhteydenpitoon. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja lakisääteisiin velvoitteisiimme perustuen.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenten henkilötietoja:

• rekisteriin kerätään yhdistyslain kulloinkin edellyttämät tiedot kuten jäsenen koko nimi ja kotipaikka
• henkilön muut perustiedot kuten syntymäaika
• henkilön yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

• viestintä (lähettämämme ja saamamme viestit, jäsenkirjettä ja jäsenlehteä koskevat lähetystiedot)
• tapahtumailmoittautumisia koskevat tiedot
• tapahtumissa järjestetyn tarjoilun erityisruokavaliot (arkaluontoinen terveystieto)
• jäsenmaksutiedot (jäsenmaksun suuruus, valittu maksutapa, jäsenmaksujen maksaminen, jäsenmaksujen yhteydessä maksetut tukimaksut)

Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan jäseniltä itseltään jäseneksi liittymisen, jäsentietojen päivittämisen tai muun jäsenviestinnän yhteydessä. Lisäksi tietoja osoitteenmuutoksista saadaan Postilta jäsenetuna toimitettavan Ydin-lehden postittamisen yhteydessä.

Missä tietoja käsitellään?

Tietoja käsitellään Sadankomitean järjestelmissä, joita ylläpitävät tahot toimivat henkilötietojen käsittelijöinä lukuumme ja ohjeidemme mukaisesti.

Sähköisen jäsenrekisterin palveluntarjoaja on SalesForce, jonka EU-alueella sijaitsevilla palvelimilla jäsentiedot säilytetään.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet seuraavia IT-hallinnan toimintoja ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan:

• viestintä ja markkinointi (Mailchimp / The Rocket Science Group, LLC)
• laskutus ja maksutiedot (Netvisor)
• luottokortti- ja verkkokauppaostokset (Paytrail)
• sähköposti- ja asiakirjanhallinta (Microsoft O365)

Ketkä tietoja käsittelevät?

Jäsenten tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden niitä täytyy käsitellä työtehtäviensä hoitamiseksi.

Voidaanko tietojani antaa jollekulle muulle?

Kunnioitamme jäsenyyttäsi ja jäsentietoja emmekä luovuta sen tietoja kenellekään kuin seuraavissa tapauksissa:

• jokaisella yhdistyksen jäsenellä on yhdistyslain mukaan oikeus nähdä luettelo jäsenistä
• jäsenen nimi ja postiosoite luovutetaan säännönmukaisesti postituspalvelujen tarjoajille esimerkiksi jäsenlaskujen- ja jäsenkirjeiden toimittamista varten. Samat tiedot luovutetaan jäsenlehden postitusta varten Ydinlehdelle (Ydin-Kustannus ry.) ja käyttämälle painotalolle.
• erityisruokavalioita voidaan luovuttaa (ilman henkilöiden nimeä) tapahtumissamme järjestettävien ruokapalveluiden tarjoajille.
• Jäsenmaksujen laskutusta varten jäsenen nimi, postiosoite ja sähköpostiosoite luovutetaan taloushallinnon maksujen välityspalveluita tarjoaville tahoille.

Sadankomitea voi luovuttaa kaikkia hallussaan olevia tietoja Suomen viranomaisille, jos ne niitä pyytävät ja laki tai tuomioistuin meidät siihen pakottaa.

Lähtökohtaisesti emme siirrä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat IT-hallinnon järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin, kuten EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Tiedot säilytetään jäsenyyden ajan ja poistetaan 90 päivän kuluttua eroamisesta tai jäsenen kuolemasta. Jäsenmaksuihin liittyvät kirjanpitotiedot tuhotaan seitsemän vuoden kuluttua (kirjanpitolaki).

Haluan nähdä omat tietoni

Voit aina itse pyytää omat tietosi. Pyyntö on esitettävä jäsenrekisteriin rekisteröidystä sähköpostistasi tai kirjallisesti tai henkilökohtaisesti toimistollamme. Tiedot on aina noudettava toimistoltamme ja niitä vastaanotettaessa on henkilöllisyys todistettava kuvallisella virallisella henkilötodistuksella.

Tietoni ovat väärin tai haluan poistaa ne

Jos tietosi ovat väärin, olethan yhteydessä meihin, niin korjaamme tiedot heti. Pyynnöstäsi tietoja voidaan poistaa (tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tulla unohdetuksi), ellei laki velvoita meitä säilyttämään kyseisiä tietoja. Esimerkiksi maksutietoja ei voida pyynnöstä huolimatta poistaa.

Miten suojaamme tietoja?

Yksityisyyden suoja ja viestinnän luottamuksellisuus ovat rauhantyön perusarvoja. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä, kuten koko toiminnassamme lakeja, viranomaisten määräyksiä ja toimintaohjeita.

Noudatamme vaitiolovelvollisuutta kaikissa henkilötietoihin liittyvissä sisällöissä. Koulutamme säännöllisesti henkilöstöä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvistä lainsäädännön muutoksista, periaatteista ja käytännöistä.

Kaikkea tietojen käsittelyä valvotaan tarkoituksenmukaisella tavalla ja tietojen käsittelyyn vaaditaan aina tunnistautuminen. Huolehdimme tietoaineistojen ja palveluidemme teknisestä tietoturvasta ja pyrimme kaikessa toiminnassamme estämään tietosuojaluokkauksia ja mahdollisia häiriöitä tietoturvaan.

Työnhakijarekisteri

Laadittu 8.3.2023

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn perusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu Sadankomitean oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla Sadankomitean ja työnhakijan välisessä asiallisessa yhteydessä. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen Sadankomitean ja työnhakijan tai korkeakouluharjoittelijahakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Lisäksi Sadankomitea voi kansallisen sääntelyn niin vaatiessa pyytää työnhakijan suostumuksen tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai tietyn tyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus saatetaan pyytää esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyvien tarpeiden täyttämiseksi. Henkilötietojen antaminen on edellytyksenä sille, että voimme edetä työnhakuprosessissa.

Rekisterin tietosisältö

Sadankomitea käsittelee työnhakijoiden eli rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi haettuun tehtävään. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi

• nimi
• syntymäaika
• osoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• peruskoulutus ja tutkinnot suoritusajankohtineen
• muu suoritettu koulutus
• erityisosaaminen
• kielitaito
• nykyinen tehtävä ja aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus)
• suosittelijat
• muut työnhakijan luovuttamat tiedot (esim. todistuskopiot).

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavien tietojen tietolähde olet pääsääntöisesti sinä itse työnhakijana. Muita tietolähteitä käytämme laissa säädetyissä rajoissa. Jättämällä työhakemuksen annat luvan kerätä tietojasi ammatillisessa tarkoituksessa julkaisemastasi profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka. Henkilötietoja voidaan niin ikään kerätä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty ja saatu suostumustasi, kuten soveltuvuusarviointeja varten. Voimme luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tahoille, joilla on lakiin, ja/tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten TE-toimistoille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti. Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita.

Emme lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat IT-järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn henkilötietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta. Mikäli henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämiin suojatoimiin, kuten EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti tietoja voidaan säilyttää yhden (1) vuoden ajan työnhakuun. Mikäli sinusta tulee työntekijämme, säilytämme työnhakijana antamiasi ja työnhakuun liittyviä tietoja osana henkilöstöprofiiliasi työntekijöidemme tietoja koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Sinun oikeutesi rekisteröitynä

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Pyynnöt käsitellään ja niihin vastataan neljän viikon kuluessa.